Radite li za tvrtku koja ima česte sastanke? Da li se ikad pitate što biste trebali raditi i što se smatra tim ponašanjem na tim skupovima? Bojite li se da sudjelujete na sastancima jer se bojite da biste mogli počiniti krivotvoreni pas koji bi mogao ugroziti vaš položaj ili mogućnosti napredovanja ?
Tipično, menadžeri, voditelji tima ili korporativni rukovoditelji zadržavaju pravo pokretanja poslovnih sastanaka kada osjete potrebu.
Bez obzira jesu li redovito zakazani događaji ili pozvani na određenu svrhu, svi prisutni trebaju slijediti odgovarajuće smjernice za poslovnu etiku .
Vođa
Prije sastanka bitno je da sve organizirate tako da ne gubite dragocjeno vrijeme. Želite da se radi glatko i na rasporedu što je više moguće, ali još uvijek ostaviti vremena za pitanja i povratne informacije ako je moguće. Ključ je pokazati poštovanje za sve uključene.
Evo nekoliko preporučenih smjernica:
- Imate pisani plan s logičkim slijedom i realnim vremenima. Ako vrijeme i resursi omogućuju, pošaljite kopije svima koji će sudjelovati.
- Pošaljite poziv budućim sudionicima s što je moguće više mogućnosti o sastanku, uključujući lokaciju, vrijeme početka, što donijeti i kraj vremena.
- Počnite s prijateljskim pozdravom i neka svatko zna kada je u redu postavljati pitanja.
- Imajte vodu na postolju ili ispred sobe i pijuckajte ga između tema ili kada netko drugi govori.
- Ne morate zapisati svoj govor doslovno, ali barem biste trebali imati bodove u bilješkama. Ako to ne učinite, možda ćete skočiti s jedne teme na drugu i izgubiti trag onoga što vam je potrebno reći. To može uzrokovati gubljenje vremena i ostaviti sudionike da se pitaju o točki sastanka.
- Budite svjesni govora tijela sudionika. Ako vidite da ljudi gube interes, pauzirajte i provjeravajte sebe kako biste bili sigurni da ne ponavljate informacije ili trošite previše vremena na nešto što nije relevantno.
- Imajte nekoliko anegdota kako bi sastanak bio zanimljiv. Međutim, izbjegavajte reći neprimjerene šale koje imaju čak i nagovještaj seksizma, rasizma ili bilo čega što bi moglo uvrijediti druge.
- Nikad ne ukrcaj ideje drugih ljudi i zovite ih vlastitim. Uvijek dajte kredite drugima za ideje i uspješne zadatke.
- Iako je dobro kretati se malo, nemojte se trčati naprijed-natrag preko prednje sobe. To vas čini nervoznim.
- Tijekom razdoblja pitanja i odgovora, ostanite miran dok osoba koja traži ne završi prije nego što odgovara. Ako ne razumijete pitanje, zamolite ga da ga ponovi ili da objasni upite.
- Ako netko izgleda ljut ili neprijateljski raspoložen, držite se svjež i zamolite osobu da to kasnije raspravlja s vama.
- Prekinite sastanak ako je moguće. Bolje je da bude kraće nego da izgubi pažnju onih koji su prisutni.
Sudionici
Svatko tko je pozvan na sastanak treba prisustvovati, osim ako okolnosti ne dopuštaju. Ako unaprijed znate o sastanku, razmislite o preuzimanju dodatnih vremena sa svojim osobnim timarstvom kako biste pokazali poštovanje svakog nadzornika koji prisustvuju.
Oblačite se na odgovarajući način za poslovnu razinu.
Savjeti za sastanke:
- Ako se od vas zatraži da pošaljete poruku potvrde, učinite to čim uđete na sastanak na svojem kalendaru .
- Pokažite na vrijeme . Dođite rano nekoliko minuta ranije, ako je moguće.
- Provjerite svoj mobilni telefon i provjerite je li uključen ili isključen. Nikada ne biste smjeli slati tekstne poruke tijekom sastanka, osim ako vas vođa ne traži za određenu osobu.
- Ako se poslužuju osvježenja, piće je prihvatljivo. Međutim, osim ako svi drugi ne jedu, pričekajte dok nakon završetka sastanka ne pojede zalogaj.
- Ako se radi o sastanku za ručak, unesite hranu na stol i jedite ga što tiho i bez pozornosti na sebe.
- Nemojte chatati ili razmjenjivati bilješke s ostalim sudionicima. To je vrlo razoran i može dati dojam da ne preuzimamo dovoljno ozbiljno vaš posao da biste pazili na ono što se raspravlja.
- Ako ste pozvani, odgovorite što je moguće izravnije. Kada ne znate odgovor, ispričajte se i budite iskreni. Nema odgovora bolje od pogrešnog.
- Nakon sastanka, zahvaljujem vam govorniku.
- Nemojte se zadržavati u sobi za sastanke dulje nego što je potrebno. Vješanje će vas učiniti neaktivnim i ne želite da šef misli da koristite sastanak kako biste izbjegli svoje dužnosti.
Susreti u restoranu
Ponekad se zove i sastanak za ručak, a može se održati u restoranu. Iako je to daleko od ureda, sjetite se da ste još uvijek na poslu.
Dodatni savjeti za sastanke za sastanke restorana:
- Nikad ne zaboravite na svoje ponašanje u tablici .
- Rukotvorite neugodne obroke s milošću i dobrim ponašanjem.
- Koristite odgovarajuće posuđe . Ako sumnjate koja vilica ide sa svakim tečajem, slijedite osobu koja vodi sastanak.
- Ako ste u restoranu s buffetom , znajte odgovarajuće ponašanje za sebe.
- Slijedite odgovarajuće smjernice za prehranu prstiju .