Osnovna etiketa e-pošte

E-pošta je jedan od primarnih načina na koji ljudi sada šalju pismenu komunikaciju, i nije vjerojatno da će se ikad promijeniti. Lako je, brzo i ne traži pečat.

Otišli su dani kada morate čekati tjedan ili više za pismo ili odgovor u poruci. Nije potrebno izvršiti hitne upute u poštanskim uredima kako bi vagali svoje omotnice i pokupili dovoljno markica za račune i pisma. Zapravo, mnogi ljudi nikada nisu ni obratili se omotnici ili poslali pismo putem američke pošte.

E-pošta je postala jedan od najjednostavnijih i najbržih načina komuniciranja i osobno i poslovno. To je postalo takav fenomen da se uvijek pouzdana američka poštanska služba bori za pronalaženje načina za ostanak u poslovanju.

Ne čudi da je etiketa e-pošte , često poznata kao Netiquette, vruća tema za trenutnu kulturu. E-poruke šalju se svakodnevno širokim dijelom američke populacije. Većina tvrtki koristi e-poštu za komunikaciju s zaposlenicima tijekom dana. Gotovo svako domaćinstvo ima barem jedno računalo s pristupom internetu, a unutar tih kućanstava su mame, tate, djeca, tinejdžeri i možda čak i bake i djedovi, pri čemu svi ili većina prima i šalje e-poštu.

Živimo u mikrovalnoj, internet driven društvu, i nitko ne želi uzeti vremena za pisanje dugo pismo, iako je to mnogo intimnije i osobnije. Ipak, postoje mnoge okolnosti u kojima e-pošta funkcionira bolje od pužne pošte.

Evo nekoliko dosjea s etiketama i ne trebate imati na umu kada sastavljate bilješke e-poštom.

1. Pripremiti. Prije nego što počnete upisivati ​​e-poštu, bilo da je riječ o početnoj bilješci ili odgovoru, pitajte se o tome što biste htjeli komunicirati. Ukratko, koja je svrha vašeg pisanja? Kada saznate, možete pročitati dovršenu e-poštu prije nego što ga pošaljete kako biste bili sigurni da ste postigli svoj cilj. Ako je ocjena, a zatim ga pošaljite; ako je tekst zbunjujuće, oštre ili nejasne, možda biste trebali početi ponovno.

1. Komunicirati. Zapamtite da komunicirate s pravom osobom koja će primiti ovu poštu. Imajući to na umu, trebate se obratiti osobi po imenu i biti poštovan. Ako je to odgovor na primljenu poruku e-pošte, potrebno je uzeti vremena za rješavanje bilo kakvih pitanja ili zahtjeva početkom bilješke.
2. Disati. Svi smo u nekom trenutku ili drugom bili krivi za gubljenje naše smirenosti. Ako primite e-poruku koja vas ljuti ili vas uznemiruje, nemojte odgovarati u naturi. Idite na visoki put i odgovorite samo da biste potvrdili priznanicu ili odvojili neko vrijeme prije nego što reagirate kako biste se mogli smiriti i odgovoriti s dobro osmišljenom porukom. Vi nikada ne želite odgovoriti na e-mail (ili bilo koji drugi oblik komunikacije) u ljutnji. Kad smo ljuti, mi nastojimo reći (ili napisati) stvari koje mi ili ne znače ili ne trebaju reći. Zapamtite da nakon što vam je e-poruka poslana, vani je vani.
3. Budi transparentan. Vaš redak predmeta trebao bi biti pravi prikaz zašto se obratite primatelju. Upotrijebite izraze koji se odnose na predmet poruke. To je istina da sastavljate poslovnu ili osobnu e-poštu. Na primjer, ako pišete e-poštu svojoj mami o njenom posjetu sljedećeg tjedna, predmetni redak trebao bi pročitati nešto poput "Vaš posjet".

1. Istraživanje. Ako šaljete e-poruku poslovnom suradniku, prikladno je upotrijebiti njegovo prezime i naslov. Provjerite istraživanje i ispravno se obratite primatelju. Predsjednik tvrtke mogao bi biti adresiran kao gospodin Taylor ili predsjednik Taylor.
2. Provjera pravopisa. Upotreba provjere pravopisa važna je kada pismeno komunicirate. Kada pošaljete bilješku punu pogrešaka, priopćuje da ste neuredni ili da ne obraćate pažnju na pojedinosti. Pokušajte uvijek pokrenuti provjeru pravopisa ili upotrijebiti program koji automatski ispravlja. A zatim ga ponovno pročitajte kako biste bili sigurni da riječi koje ste htjeli upotrijebiti nisu automatski ispravljene na nešto drugo.
3. Korekturu. Trebali biste uzeti dodatne nekoliko sekundi ili minuta koje su potrebne kako bi se brzo provjerao e-poštu koju namjeravate poslati. Uzmite ovo vrijeme za uređivanje bilo koje neugodne rečenice ili za postavljanje bilo kakvih nedostajućih interpunkcijskih znakova.

1. Pazi za ton. Ponekad se e-poruka možda razlikuje od onoga kako ste namjeravali. Ton vašeg e-pošte je vrlo važan i jednako je važan kao i vaša poruka. Budući da je ovo pisana komunikacija, trebali biste provjeriti je li vaš ton ugodan i da je pravi prikaz onoga što želite reći. Ne zaboravite da vaš primatelj ne može čuti rezanje u vašem glasu ili vidjeti osmijeh na licu. Ako ne želite predložiti sve što pišete, trebali biste izbjegavati bilo koji jezik u e-poruci koji se na bilo koji način može pogrešno shvatiti.
2. Budite kratki i slatki. Pokušajte ne napisati roman kada pošaljete e-poštu. Većina ljudi zapravo ne želi toliko čitati u e-poruci. Ako je e-pošta nužno dugačak, pokuĹĄajte pomoÄ ‡ i primatelju isticanjem kljuÄŤnih pojmova, koriĹtenjem grafiÄŤkih toÄŤaka ili sumiranjem predmeta u odjeljku za otvaranje.
3. Dobro komunicirajte. Ne želite zbuniti svojeg čitatelja, stoga odvojite vrijeme da budete jasni i sažeti u svom pisanju. Ako šaljete e-poštu prijatelju, možete biti povremeni u svom stilu pisanja. Međutim, ako je riječ o poslovnoj komunikaciji , upotrijebite odgovarajuću gramatiku i izbjegavajte upotrebu simbola ili emojisa koji vas čine manje profesionalnim.

Komunikacija putem e-pošte vrlo je popularna. Odvojite vrijeme da se uključite u Zlatno pravilo, a vi ćete ići dug put prema biti polirani netiquette profesionalac.

Uredio je Debby Mayne