Važnost ispravne ektke e-pošte

Jeste li ikad dobili e-poštu koja vas je ostavila pitajući se o osobi koja ju je poslala? Ili još gore, jeste li ikad poslali poruku e-pošte koju ste kasnije požalili?

Biti na prijemnom kraju lošeg e-pošte može vas ostaviti da tresete glavom i pokušavate shvatiti što na zemlji druga osoba razmišlja. Biti onaj koji ga je poslao može uništiti neki drugi sjajni dan, a kasnije može imati negativne posljedice.

Brzina zatvaranja e-pošte učinila je to preferiranom metodom komunikacije. Bilo da pošaljete osobnu ili poslovnu poruku e-pošte, važno je spriječiti pogrešno komuniciranje ili teške osjećaje.

Slijedite Zlatno pravilo tretiranjem primatelja kao što biste htjeli biti tretirani. Prije nego što kliknete "pošalji" na bilo koju e-poštu, potrajati minutu i dati joj dodatni pročitaj. Učinkovita upotreba e-pošte može vas staviti u pozitivnu svjetlost s nadglednikom, a čak vam može pružiti i prednost kada je vrijeme za promociju .

• 01 od 10

  Nemojte preuzeti privatnost

  Imajte na umu da vaša tvrtka i osobna e-pošta možda nisu privatni. Vaša tvrtka ima pravo čitati sve što je poslano iz ureda, stoga nikad nemojte pisati i slati osobne ili vrlo osjetljive informacije s posla. Osobna e-pošta od kuće može se prosljeđivati ​​pa ne stavljajte ništa u pisanom obliku što bi moglo uzrokovati problem ako dođe do pogrešne osobe.

• 02 od 10

  Držite se dalje od uvredljivih komentara

  Izbjegnite uvredljive komentare u vašoj e-pošti. To uključuje rasističke, seksističke ili negativne primjedbe o drugoj osobi ili tvrtki. Ako primate uvredljivu poruku e-pošte, nemojte odgovarati niti prosljeđivati ​​nikome. Nikada nemojte koristiti e-poštu da kažete bilo što što se može pogrešno shvatiti vašem šefu .

• 03 od 10

  Nemoj vikati

  Ne zaboravite da kada unesete sve oznake, vaša e-pošta dolazi kao vikanje. Neki smatraju da je njihova poruka jednostavnija za čitanje, ali to nije slučaj. Koristite font koji je lako na očima kada se čita u standardnim slova slova.

• 04 od 10

  Uredite svoje poruke

  Uredite svoje e-poruke prije nego što ih pošaljete. Koristite provjeru pravopisa i idite preko svih poslovnih poruka e-pošte kako biste bili sigurni da imate odgovarajuću gramatiku. Uvijek se želite predstaviti kao stručnjak u korespondenciji. Provjerite osobnu e-poštu nakon što ga dovršite kako biste bili sigurni da dobiva željenu točku. Odustajanje od jedne riječi može promijeniti značenje rečenice.

• 05 od 10

  Odgovorite s oprezom

  Znati pravi način da odgovorite na poruke e-pošte koje primite. Obratite pažnju na pošiljatelja i ostale u poljima "do" i "cc". Odgovarajte što je brže moguće, a ne pustite da se mapa "spremljena" pretvori.

  Izbjegavajte nagon da pritisnete "odgovoriti sve" prije nego što želite vidjeti tko je naveden u zaglavlju. Vaš odgovor može zbuniti druge na popisu ili možda završiti slanje nepotrebnih informacija osobama koje ne poznajete. Jedini put kada kliknete "odgovoriti sve" jest ako ste sigurni da svatko treba informacije koje šaljete.

• 06 od 10

  Upoznajte se s alatima za e-poštu

  Upoznajte alate i vrste e-pošte. To uključuje "to", "cc", "bcc" i linije predmeta. Glavni primatelj bi trebao biti u polju "do". Kada trebate kopirati nekoga, normalno biste dodali tu osobu u polje "cc" ili ugljika kopije. Ako netko mora biti kopiran bez drugih osoba na popisu koji primaju njegovu e-poštu, upotrijebite kopiju "kopije" ili slijepe ugljika. Kopirajte samo osobe koje trebaju znati informacije koje šaljete.

  Nikada nemojte proslijediti e-poštu s lanca To može postati težak i začepiti ljude e-mail kutije do točke smetnja . Ne želite postati osoba koja šalje poruke koje mogu ili ne moraju biti istinite.

  Uvijek biste trebali ispuniti predmetni redak za e-poštu povezanu s poslovanjem, a preferira se u osobnoj e-pošti. Zadržite predmetnu liniju što je moguće kraći i imajte samo jednu temu po adresi.

• 07 od 10

  Drži ga kratko

  Većina ljudi preferira kratke e-poruke, a ne duge poruke. Ako je moguće, navedite svoju točku u par rečenica. Za dužu poruku započnite s uvodnim odlomkom da biste ljudi upoznati s osnovama. Ako imate više tema, podijelite svoju poruku na više od jedne pošte, s jednom temom po e-pošti.

• 08 od 10

  Pogledajte svoj ton

  Održavajte pozitivan ton u svojim komunikacijama putem e-pošte. Zapamtite da se moćne primjedbe mogu nametnuti kao duhovitim, a ne smiješnim. Spasite sarkastični humor za glasovne komunikacije tako da drugi mogu čuti ton vašeg glasa. To također uključuje i ljutnju. Uvijek biste trebali izbjegavati slanje ljutih poruka e-pošte ili možete riskirati da se prekrši neko kome radite ili vam je stalo.

• 09 od 10

  Koristite prioritetne zastavice s diskrecijom

  Ako imate zastavu s visokim prioritetom, koristite je samo kada je to potrebno. Korištenje previše će na kraju imati suprotan učinak koji želite i slanje e-pošte na dno popisa prioriteta za primatelje.

• 10 od 10

  Potpiši svoje ime

  Nemojte zaboraviti potpisati svoje e-poruke. Primatelji se mogu iritirati ako se moraju pomicati i otkriti tko im je poslao poruku. Ako očekujete odgovor telefonskim putem, svakako navedite broj, čak i ako znate da ga osoba ima u evidenciji. Svrha e-pošte je uštedjeti vrijeme, a zaustavljanje onoga što on ili ona radi usporava stvari. Ako imate liniju potpisa, ažurirajte ga odgovarajućom adresom e-pošte i telefonskim brojevima.