Koliko dugo treba voditi dokumente i što treba uništiti

Brzi popis za provjeru koliko dugo treba držati dokumente + što treba uništiti

Papir je bol, a upravljanje sustavom domena za pohranu može biti povlačenje, ali neki dokumenti zaista trebate objesiti jer nikada ne znate kada će vam trebati. Evo primjera o tome koliko dugo čuvate dokumente i kada završite s njima, koje ćete ih trebati uništiti. Ovo bi trebalo poslužiti kao brz referentni vodič za stvaranje i održavanje sustava koji može funkcionirati.

Prvo, razmislite o smanjenju količine papira koju dobivate, a vi ćete završiti s razrezivanjem ili podnošenjem manje.

To znači uzimajući osloboditi od neželjenih pošte, potpisivanje za e-zapise i ne prihvaćanje letaka, kuponi koje nikada nećete koristiti, ili druge efemere koje osjećate kao da morate objesiti na to kada znate da doista ne.

Ako se stvarno boriš s papirnatim neredom do točke u kojoj se osjećate kao da ga možete sakupiti , posavjetujte se sa stručnjacima koji vas mogu voditi kroz procvjetanje.

Drugi korak je da provjerite imate li dobar sustav za upravljanje poštom . Što učinkovitije obavljate poštu koju dolazite, rjeđe ćete morati napraviti veliku sesiju podnošenja / brisanja / recikliranja.

Postavljanje elektroničkog sustava za podnošenje podataka

Uzimajući osloboditi od vašeg papira podnošenja postavljanjem elektroničkog filing sustav će vam uštedjeti prostor i riješiti vas papira nereda. To je pobjeda. Danas elektronički sustav za slanje podataka ima puno smisla. Da biste započeli, potreban vam je skener i mjesto za pohranu datoteka, sustava mape na računalu ili u oblaku i vanjskog tvrdog diska.

Postavite opće mape za različite vrste dokumenata (primjer: kućanstvo, porezi, auto, potvrde o rođenju itd.). Nemojte previše precizno pohraniti dokument jer se elektronički arhivski sustavi mogu pretraživati.

Zatim skenirajte svaki dokument i pohranite u mapu prema sadržaju.

Održavanje kopija važnih dokumenata

Vaši važni dokumenti stručnjaci savjetuju čuvanje kopija.

To može značiti zadržavanje jedne kopije u vašoj pohrani oblaka i drugo na tvrdom disku. To bi također moglo značiti zadržavanje jedne kopije u elektronskom podnošenju i jedne tiskane kopije u vatrostalnom sefu.

Pohranite ove dokumente zauvijek

Ovi dokumenti trebaju biti pohranjeni zauvijek:

Spremi za kraće razdoblje

Ovi dokumenti možete dodirnuti onoliko često koliko mjesečno ili tjedno:

Kako se riješiti dokumenata

Smanjivanje dokumenata glavni je način da se zaštitite od krađe identiteta. (Pročitajte moj intervju s sigurnosnim stručnjakom Jay Foley o tome kako se zaštititi od krađe identiteta). Pitam se što da se razbiješ? Opće pravilo je bilo što sa sljedećim informacijama treba razbiti: brojevi računa, datumi rođenja, djevojačka imena, lozinke i igle, potpisi i brojevi socijalnog osiguranja.

Opet, to su ne-mozak.

Ovdje su osnove:

Ako su dokumenti još uvijek "aktivni", tj. Trebate ih držati za referencu i uspostaviti jednostavan sustav za podnošenje domova. To znači podnošenje dokumenata po temama, a zatim njihovo uništavanje nakon što više ne budu u upotrebi.

Koje dokumente treba uništiti

Ako ste gotovi s tim dokumentima i više ih ne trebate, evo što treba uništiti (sve drugo - poput papirologije - možete se jednostavno reciklirati).

Pobrinite se da imate postavljen fleksibilan sustav podnošenja kako biste ove dokumente držali pod kontrolom i uklonili ih kada više nisu potrebni.

Sve što namjeravate zadržati mora se poduzeti, organizirati i podnijeti. Sviđa mi se moj sustav za podnošenje domova.