Brzi popis za provjeru koliko dugo treba držati dokumente + što treba uništiti
Papir je bol, a upravljanje sustavom domena za pohranu može biti povlačenje, ali neki dokumenti zaista trebate objesiti jer nikada ne znate kada će vam trebati. Evo primjera o tome koliko dugo čuvate dokumente i kada završite s njima, koje ćete ih trebati uništiti. Ovo bi trebalo poslužiti kao brz referentni vodič za stvaranje i održavanje sustava koji može funkcionirati.
Prvo, razmislite o smanjenju količine papira koju dobivate, a vi ćete završiti s razrezivanjem ili podnošenjem manje.
To znači uzimajući osloboditi od neželjenih pošte, potpisivanje za e-zapise i ne prihvaćanje letaka, kuponi koje nikada nećete koristiti, ili druge efemere koje osjećate kao da morate objesiti na to kada znate da doista ne.
Ako se stvarno boriš s papirnatim neredom do točke u kojoj se osjećate kao da ga možete sakupiti , posavjetujte se sa stručnjacima koji vas mogu voditi kroz procvjetanje.
Drugi korak je da provjerite imate li dobar sustav za upravljanje poštom . Što učinkovitije obavljate poštu koju dolazite, rjeđe ćete morati napraviti veliku sesiju podnošenja / brisanja / recikliranja.
Postavljanje elektroničkog sustava za podnošenje podataka
Uzimajući osloboditi od vašeg papira podnošenja postavljanjem elektroničkog filing sustav će vam uštedjeti prostor i riješiti vas papira nereda. To je pobjeda. Danas elektronički sustav za slanje podataka ima puno smisla. Da biste započeli, potreban vam je skener i mjesto za pohranu datoteka, sustava mape na računalu ili u oblaku i vanjskog tvrdog diska.
Postavite opće mape za različite vrste dokumenata (primjer: kućanstvo, porezi, auto, potvrde o rođenju itd.). Nemojte previše precizno pohraniti dokument jer se elektronički arhivski sustavi mogu pretraživati.
Zatim skenirajte svaki dokument i pohranite u mapu prema sadržaju.
Održavanje kopija važnih dokumenata
Vaši važni dokumenti stručnjaci savjetuju čuvanje kopija.
To može značiti zadržavanje jedne kopije u vašoj pohrani oblaka i drugo na tvrdom disku. To bi također moglo značiti zadržavanje jedne kopije u elektronskom podnošenju i jedne tiskane kopije u vatrostalnom sefu.
Pohranite ove dokumente zauvijek
Ovi dokumenti trebaju biti pohranjeni zauvijek:
Academic Records - Diplome, transkripti i svaki portfeljni rad koji se može koristiti u budućnosti prilikom prijave za posao.
Priopćenja za usvajanje
Potvrde krštenja
Potvrde o rođenju
Potvrde o smrti - Mogu biti potrebne za porezne svrhe.
Vozačke dozvole
Zapisnici o zapošljavanju - Sve klauzule, sporazumi, disciplinski dokumenti i ocjene učinka.
Potvrde o bračnoj zajednici
Medicinski zapisi
Vojni zapisi
putovnice
Mirovinska i mirovinska evidencija
Kartice socijalne sigurnosti
Wills
Spremi za kraće razdoblje
Ovi dokumenti možete dodirnuti onoliko često koliko mjesečno ili tjedno:
Izvještaji banaka - 1 mjesec
Računi - 1 godinu za sve porezne ili jamstvene obveze, sve ostale račune trebaju biti uklonjene čim budu plaćene.
Računi kreditnih kartica - uništiti odmah kada se isplaćuje.
Kućice za poboljšanje kućanstva - Držite dok se ne proda kuća.
Investicijski zapisi - 7 godina nakon što ste zatvorili račun ili prodali sigurnost.
Najmovi - Držite dok se ne iselite i vratite se od iznajmljivača.
Paychecks / Pay Stubs - 1 godine dok ne primite W-2
Prihodi od prodaje - Držite za trajanja jamstva. Očito se to odnosi samo na velike kupnje poput uređaja i elektronike. Obično držim priznanja za stvari kao što su namirnice i odjeća samo ako znam da neću trebati potvrdu za povratak.
Porezni dokumenti - 7 godina uključujući vašu prijavu i sve popratne dokumente kao što su W-2 i priznanice.
Zapisi vozila - Držite dok se ne proda brod, automobil ili motocikl.
Kako se riješiti dokumenata
Smanjivanje dokumenata glavni je način da se zaštitite od krađe identiteta. (Pročitajte moj intervju s sigurnosnim stručnjakom Jay Foley o tome kako se zaštititi od krađe identiteta). Pitam se što da se razbiješ? Opće pravilo je bilo što sa sljedećim informacijama treba razbiti: brojevi računa, datumi rođenja, djevojačka imena, lozinke i igle, potpisi i brojevi socijalnog osiguranja.
Opet, to su ne-mozak.
Ovdje su osnove:
Ako su dokumenti još uvijek "aktivni", tj. Trebate ih držati za referencu i uspostaviti jednostavan sustav za podnošenje domova. To znači podnošenje dokumenata po temama, a zatim njihovo uništavanje nakon što više ne budu u upotrebi.
Koje dokumente treba uništiti
Ako ste gotovi s tim dokumentima i više ih ne trebate, evo što treba uništiti (sve drugo - poput papirologije - možete se jednostavno reciklirati).
Bankovne primitke
Izjave banaka
Kopije potvrde rodenja
Otkazane i poništene provjere
Računi kreditne kartice
Kreditna izvješća
Vozačke dozvole (isteklo)
Zapošljavanje dokumenata koji imaju bilo kakvu identifikaciju
Prošle putovnice i vize
Računi # ulaganja
Legalni dokumenti
Ulaganja, dionice i poslovi
Stavke s potpisom (najam, ugovori, pisma)
Oznake za prtljagu
Medicinski i zubni zapisi
Radovi s brojem socijalnog osiguranja
Zaporke ili PIN brojevi
Ispraznite ogrebotine
Pre-odobrene aplikacije kreditne kartice
Primici s brojevima računa, brojevima kreditnih kartica ili bilo kojom drugom identifikacijskom informacijom
Porezni oblici
Transkripti s identifikacijskim podacima o njima
Putovanja
Koristi zrakoplovne karte
Računi (telefon, plin, struja, voda, kabelska TV, internet)
Pobrinite se da imate postavljen fleksibilan sustav podnošenja kako biste ove dokumente držali pod kontrolom i uklonili ih kada više nisu potrebni.
Sve što namjeravate zadržati mora se poduzeti, organizirati i podnijeti. Sviđa mi se moj sustav za podnošenje domova.