Kako upravljati poštom u 5 koraka

Učenje kako upravljati poštom iznenađujuće je zastrašujući zadatak organiziranja jer ne možete vizualno organizirati poštu, morate čitati i dotaknuti svaki dokument kako biste datoteku ili odbacili. Najbolji put do čvrstog upravljanja je smanjiti količinu papira koja dolazi u vaš dom. Pročitajte kako upravljati poštom u četiri koraka.

• 01 od 05

  Odbaci Junk

  Smanjite količinu primljene pošte tako što ćete zaustaviti dotok bezvrijedne pošte.

  Kunem se ako sam ikad izgubljen, katalog J posade naći će me prvi. Smanjivanje količine neželjenih pošte koju primate smanjit će vrijeme potrebno za upravljanje adresom. Manje pošte = manje vremena.

  Bonus: Dobro je za okoliš.

• 02 od 05

  Rasporedite ga

  Većina ljudi razvrstava se putem pošte dok hoda po vratima nakon posla i često se zaustavi u sredini da odloži kaput ili skrene pozornost na ono što je za večeru. Oduprite se zahtjevu da upravljate poštom dok ne dobijete vrijeme i pažnju dati ovom zadatku.

  razlozi:

  1. Ako razvrstavate na putu u vrata, šanse su da niste spremni upravljati poštom u to vrijeme. Potrebni su vam pravi alati (dolje) i pozornost da odlučite kako koristiti ili odbaciti svaki komad.
  2. Nikad ne dodirujte komad papira više od jednom ako ga nemate. To je ono što čini upravljanje papirom tako iscrpljujuće: morate ga čitati svaki put! Pričekajte dok ne budete spremni upravljati i odbaciti.

  Rasporedite vrijeme bilo svaki dan ili jednom tjedno kako biste organizirali poštu.

• 03 od 05

  alat

  Imati prave alate za odbacivanje, recikliranje ili odgovaranje na vašu poštu.

  Ništa lijepo, ali imajte sljedeće:

  1. Shredder - Sve što treba identificirati podatke izvan naziva i adrese treba odmah ukloniti.
  2. Reciklažni spremnik - Većina se pošte može odmah reciklirati (mislite: kupone, letke, najave).
  3. Sustav za podnošenje i kalendar - Za poštu morate poduzeti akciju odmah ili u budućnosti.

  Do "pri ruci", stvarno mislim pri ruci. Nemojte stavljati posudu za sjeckalicu i recikliranje u odvojene prostorije. Upravljam svojim mailom stojeći iznad oborine za reciklažu i razbacivača, a onda dovodim poštu koju moram poduzeti kako bih se prebacila na moj stol gdje imam svoj kalendar i sustav za podizanje sustava za stolna računala. Preporučujem zasebnu datoteku s desnim okvirom, kao i arhivski ormar za organizaciju pošte.

• 04 od 05

  Postavite sustav

  Postoje 3 'end games' za svaki komad pošte:

  1. Akcija - Mail morate poduzeti akciju odmah ili na kraju. Ova vrsta pošte razbiti će se u daljnje kategorije poput arhive / reference, odgovora, akcije itd.
  2. Recikliraj - Neželjena pošta koja nema vrijednost za vas i nema identifikacijskih podataka o njoj izvan vašeg imena.
  3. Razbiti - bilo koji komad pošte koji ima bilo kakve identifikacijske informacije na njemu osim vašeg imena i adrese. To bi uključilo brojeve socijalnog osiguranja, datume rođenja, ponude kreditne kartice, itd. Niste sigurni trebate li reciklirati ili uništiti? Pogledajte Što razbiti i pročitati više o krađi identiteta: kako se zaštititi od krađe identiteta.

• 05 od 05

  Držite se na njemu

  Nekoliko načina da se pobrinem za to:

  • Svaki crni petak (to je dan nakon zahvalnosti), a svi ostali ne kupuju, prikupljam sve kataloga koje više ne želim primiti i pozivaju ih da otkažu.
  • Slijedite tjedni organizacijski rutinski rad , gdje poštujemo poštu tjedno.
  • Više o tome kako upravljati poštom možete svakodnevno pročitati.