Pokušaju li vam pokušaji uklanjanja papirnog nereda često propasti? Ili ste previše osvaja po obična količina radova na vašem stolu da čak i pokušati? Moœda ńete stvarati neke razumljive, ali samozavaravajuće pogreške. Pročitajte kako biste saznali kako izbjeći najčešće pogreške koje ljudi čine prilikom upravljanja papirnim neredima.
1. Ne uklanjamo izjave o papiru
Možda ćete ipak morati dobiti neke račune na starinski način, ali većina komunalnih usluga olakšava prebacivanje na naplatu bez papira.
Dok ste na njemu, pogledajte gdje drugdje možete smanjiti višak papira. Ako primite kataloge koje nikada ne pogledate, potrajati nekoliko minuta da se obratite tvrtkama i zatražite da ih uklonite s njihovih popisa. Ako se pretplatite na više časopisa i novina, razmislite o onima koje volite čitati u tisku i koje vam ne bi smetalo čitati na mreži.
2. Otpuštanje papira se skuplja
To vrijedi za papire koje ne želite (npr. Bezvrijedna pošta), kao i one koje vam trebaju (npr. Račune). Što čekate čekati, veća je vjerojatnost da to nikada nećete učiniti, što dovodi do propuštenih plaćanja ili paketa puni godinu dana vrijedan nedjeljnog New York Timesa. Najlakši način da upravljate poštom je da sve to obrađujete čim se pojavi. Što se tiče papira koje morate izbaciti, reciklirati redovito zakazani zadatak, a ne samo nešto što radite kada se papiri prijete da će vas zakopati.
3. Imati neprikladan ili nepostojeći sustav podnošenja zahtjeva
Ako nemate mjesta za spremanje potrebnih dokumenata i nema jednostavnog načina raspolaganja onima koje ne činite, vjerojatno ćete ih sve umetnuti i mentalno ih podnijeti pod "da se bavite ... jednog dana". Izbjegavajte to stvarajući sustav koji radi za vas, bilo da to znači stjecanje starinskog skladišnog ormara, pouzdani skener ili shredder.
4. Nemate lansirnu pločicu
Lansirna jastučić je posvećen prostor u blizini vaših ulaznih vrata, gdje stvari koje trebate svakodnevno - ključevi, čaše itd. - čuvaju se uvijek kad nisu u upotrebi. Lansirna pločica neće pomoći pri svim vrstama papirnih nereda, iako je izvrstan način da provjerite da li se odlazna pošta izlazi iz kuće.
Ono što je važno je koncept lansirne pločice i navike koje vam pomaže u razvoju.
U osnovi, pokretački jastučić olakšava istu stvar na isti način svaki dan. Vezivanje ključeva na određenom mjestu čim uđete je ista vrsta ponašanja kao što je odbacivanje bezvrijedne pošte čim ga dobijete ili pravovremeno otvaranje važne pošte. Kada razmišljate o drugim povezanim dnevnim zadacima, kao što je sortiranje pošte, oni mogu postati dio tog sustava.
5. Biti nejasan
Ovo sam kriv. Evo primjera: U mom datotečnom okviru imam mapu s oznakom "auto". To znači da, ako moram tražiti naslov svog automobila, moram proći kroz potvrde o uslugama automobila, dokumente o osiguranju automobila, podatke o mom starom automobilu Više ne posjedujem, i tako dalje. (Imam i mapu s oznakom "misc." Koja je organizacijska katastrofa koja se čeka da se dogodi.)
Kada organizirate radove koje trebate zadržati, najbolje je biti što specifičniji i jasniji koliko možete. Predstavljanjem mapa s oznakama poput "osiguranje automobila", "održavanje automobila" i "financija automobila" učinit će mojim sustavom podnošenja puno manje posla.
Također možete smanjiti količinu višak papira tako da naučite koliko dugo trebate voditi dokumente .
Ako spremate zastarjele papire koje nikada više nećete upotrijebiti, konačno se riješiti njih ćete izbrisati mnogo nereda iz vašeg života.