Kako organizirati sustav za podnošenje domova u 7 koraka

01 od 07

Kako postaviti arhiviranje papira + sustav za pohranu koji će zauvijek raditi za vas

Borba je stvarna: upravljanje papirima i papirnatim neredima jama. Zbog toga je od ključne važnosti postavljanje jednostavnog, izvedivog sustava kućnog pohranjivanja koji ćete zapravo koristiti. Danas, to ćemo raditi zajedno.

Cilj

Saznajte kako postaviti sustav zbirke domova koji ćete zapravo koristiti za ostatak svog života. Moraju biti fleksibilni kako bi se prilagodili promjenama načina života, i trebaju biti jednostavni pa ćete ga zapravo zadržati.

Što vam treba

• Kutija za arhiviranje ili datoteka
• Varalica mape (volim one boje one koje su gore prikazane)
• Držač datoteka za stolna računala
• shredder
• Kanti za recikliranje
• Datoteke datoteka
• Oznaka ili olovka

Vrijeme

Ovo je projekt vikenda. Ne preporučujemo da to započnete nakon tjedan dana nakon dugog radnog vremena / škole itd. Pokrenite ovaj program subotom ili nedjeljom ujutro naoružanog šalicom kave ili čaja, a nemojmo zaboraviti na to.

02 od 07

Skupi sve svoje radove zajedno u jednom mjestu

Prvi korak u postavljanju sustava za kućnu podnošenjem je da sve svoje datoteke i papire poklopite u isti prostor tako da možete sortirati, reciklirati i uništiti. Imajući sve na jednom mjestu ima sljedeće prednosti:

1. Bit će vam usredotočeno na zadatak koji vam stoji na raspolaganju. Kada pokušate izvršiti zadatak koji nećete uzbuđivati ​​(poput podnošenja prijave), bilo kakvu izliku da lutate i započnete na novom novom projektu. Ako imate sve svoje zalihe (navedene ovdje) i sve vaše novine na jednom mjestu, zaista nemate nikakvog isprika, nego da iskopate.
2. Bit ćete temeljitije. Čišćenje vašeg doma naprijed znači da nećete morati ponoviti zadatak nekoliko tjedana od sada kada nađeš zaboravljenu hrpu papira u praonici.

Nekoliko mjesta za traženje radova (osim vaših jasnih ladica za stolove, arhiviranje ormara i poštanskih pilota):

1. Dnevna soba. Radovi se skupljaju u dnevnoj sobi jer često nemamo pojma o tome što učiniti s njima. Zbog toga biste uvijek trebali stavljati papire za koje niste sigurni što još raditi, ali u mojoj pošti.
2. Torbe . Ruksaci, torbe, ručne torbe, torbe za teretane i koferi.
3. Kuhinja. Papirne hrpe imaju način da se završi u kuhinji. To je zato što je kuhinja često prvo mjesto na kojem se krećemo kad prolazimo kroz vrata.

Dakle, skupite sve vaše papire, a zatim ...

Odaberite dobar položaj s tvrdom površinom na kojoj možete stvoriti 5 stupova. To može biti kuhinjski stol, krevet za goste ili stol ako je dovoljno velik. Ako nemate dovoljno velike površine, također radi i pod.

Ako imate toliko mnogo radova, piloti mogu srušiti, a zatim upotrijebiti posude ili čak kartonske kutije. Označite ih kako biste ih držali odvojeno i izbjegli pogreške - poput slučajnog bacanja prošlogodišnjih poreznih prijava u okvir za recikliranje.

03 od 07

Odvojite svoje radove u pet kategorija

Sada je vrijeme da se spustimo na posao. Morat ćete dotaknuti svaki papir i donijeti odluku o tome.

Pravilo: Morate donijeti odluku o svakom papiru. Idete u jednu od ovih 5 kategorija:

1. Radnja: Radnje koje trebate poduzeti, a zatim odbaciti. Nemojte ih zbuniti s onim što upućujemo u kategoriji ispod kao "kućanstvo". Dokumenti za kućanstvo trajno se podnose, akcijske datoteke će se koristiti jednom, a zatim odbaciti.
   Primjeri: pozivnice, parkirne karte, podsjetnici na sastanke, zadaće, račune itd.

2. Arhiva: radove ili dokumente koje morate objesiti, ali se ne morate uputiti na referencu ili koristiti više od jednom ili dvaput godišnje.
   Primjeri: porezne prijave, medicinske evidencije, akademske evidencije, dokaz da ste sudjelovali u dužnosti žirija, djela, najam, ugovore itd.

3. Kućanstvo: To su papiri koje upotrebljavate za održavanje svoje kuće (i života).
   Primjeri: kuponi, recepti, korisnički priručnici, primici za ove godine porezi, dokumenti za nadolazeće putovanje itd.

4. Recikliranje: Radovi i dokumenti koji ne spadaju u gore navedene kategorije i ne sadrže osobne podatke.
   Primjeri: Junk mail, radni listovi s seminara za koji više ne zanimate, novine, časopisi, stare zadaće koje vam nisu potrebne, korištene kuverte itd.

5. Razbiti: Radovi i dokumenti koji ne spadaju u kategorije 1-3, ali sadrže osobne podatke za identifikaciju.
   Primjer: Ponude kreditnih kartica, stari bankovni izvodi, računi itd.

04 od 07

Declutter + Odbaci dokumente i datoteke koje vam više ne trebaju

Vaša će najveća hrpa biti reciklirana. Ponovno ih reciklirajte - ovdje je cilj smanjiti količinu papira s kojim se bavite što je brže moguće.

Zatim, rastrgajte razbacivače - ovo bi trebalo uključiti sve što vas identificira izvan naziva i adrese.

Alternativno, ovaj Guard Your ID valjak iz kontejnerske trgovine vrlo je povoljno i vrlo je praktičan za one koji su bolesni od vašeg skidanja. Na taj način jednostavno možete nadomjestiti svoje osobne podatke i reciklirati e-poštu i dokumente s osobnim podacima o njima umjesto uništavanja.

Sada kada ste otpustili smeće, vrijeme je da se spustite na postavljanje sustava koji je:

1. Jednostavan je za korištenje, pa ćete ga zapravo koristiti ;
2. Dovoljno fleksibilan za smještaj životnih promjena i novih projekata; i,
3. Sigurno pa kad trebate pronaći nešto brzo, možete ga pronaći.

Ljepota ovdje je da možete prekidati ove kategorije ovisno o količini papira koji dolazi i iz vašeg doma ili ureda.

05 od 07

Postavite datoteku arhive za vaš sustav kućnog filma

Prilično je lako odlučiti koji će papiri ući u datoteku Arhiva. To su najvažniji članci koje posjedujete. Oni su dokaz da vi i vaša obitelj postoje, plaćate porez, vlastite kuće i automobile, diplomirate na fakultetu, mogu putovati izvan vaše zemlje na putovnicu ili vizu. Ako ste vlasnik tvrtke ili imate više od jednog entiteta, ta će datoteka biti još veća.

Slijedi popis osnova za pohranu u ovoj datoteci:

• povrat poreza
• medicinske evidencije
• akademske evidencije
• dokaz da je služio dužnosti žirija
• djela
• najmovi
• ugovori
• putovnica
• toliko sigurnosnih kartica
• zapisnik o zapošljavanju
• krsne potvrde
• životno osiguranje / mirovinski dokumenti

Pohranite te radove u okvir za datoteke u označenim mapama. Razmislite o kupnji vatrogasne kutije nakon što počnete stjecati više "stvari" da biste bili sigurni.

čuvajte datoteke koje često koristite (aka nekoliko puta godišnje) ispred. Oduprite se nagonu da prekomjerno organizirate taj prostor, jer ako ste previše specifični, to zapravo otežava pronalaženje stvari kada ih zaista trebate. Općenito, ako se uranja u datoteku Arhiva, zaista vam je potreban taj komad papira, tako da to učinite što jednostavnijim.

Ovdje su moje kategorije:

• Akademski
• Automobil
• zapošljavanje
• financijski
• Zdravlje
• iskaznica
• Osiguranje
• Nekretnina

Organizirajte ih abecednim redom, ali vodite ID datoteku unaprijed. Ovo ima stvari poput vašeg rodnog certifikata, putovnice, kartice socijalnog osiguranja i potvrde krštenja. Ovo je također mjesto gdje trebate zadržati svoju bračnu licencu.

Za pohranu tih radova, čvrsto razmislite o High-Security Deed Boxu koji je na manje od 50 USD, velika je vrijednost *. Druga je mogućnost High-Security Prescription Box. Ovaj je dizajniran za medicinsku opremu, ali lako može držati nekoliko papira koji mogu izgubiti.

Možete postaviti vlastiti DIY vlastitu datoteku ili možete koristiti FileSolutions Home Filing System.

* Ako izgubite te datoteke, naposljetku ćete platiti mnogo, mnogo više da biste dobili kopije od registrara, gradskih / gradskih službenika, akademskih institucija itd., Tako da je 50 $ vrijedno, pametno ulaganje.

06 od 07

Rasporedi datoteku kućanstva

Evo dobrog pravila o onome što biste trebali pohraniti u svoju datoteku za kućanstvo: sve što vam je potrebno u budućnosti, ali trenutačno ne morate poduzimati radnje koje ne pripadaju vašoj datoteci Arhiva. Kao primjer, upotrijebite vlastitu datoteku za kućanstvo (naziva se knjiga kućanstva) kako biste dobili bolju predodžbu o tome što spremiti u ovoj datoteci i što ne.

Prije svega, umjesto kutija za datoteke ili kante, izradio sam vezu s dijelovima, a zatim džepovima za pohranu stvari poput kupona i darovnih kartica. Možete koristiti ovo vezivo i imati odjeljke za sljedeće:

• Kuponi / Groupons
• Darovne kartice
• Dokumenti za nadolazeće izlete / putovanja
• Popusti koje sam poslao i čekam na povratnu provjeru
• Primici za velike ulaznice poput uređaja ili velikog komada namještaja
• Imati džep za sve vaše nagradne karte
• Bilješke i referentni materijali za nadolazeće projekte na kojima radite
• Recepti*
• Primici za poreze
• Polica osiguranja automobila / kuće / iznajmljivača

Vjerojatno biste samo skenirao većinu tih podataka na račun Evernote , ali onda kada ih trebate, morat ćete ga ponovno ispisati, stoga je spremite u ovu bilježnicu i nazovite svoju radnu knjižicu kućanstva.

* Držite zasebnu datoteku za recepte koje želite vratiti jednog dana, ali niste.

07 od 07

Postavljanje akcijske datoteke

Akcijska datoteka su radovi na kojima morate poduzeti radnje, a zatim odbaciti. Bilo koji dokument ili papir koji treba trajno ili dugo podnijeti (više od mjesec dana) vjerojatno pripada vašoj datoteci kućanstva.

Akcijske datoteke su:

• Jednom će se koristiti, a zatim odbaciti; ili,
• Datoteke na koje čekate da poduzmete akciju.

Upotrijebite okvir za držanje ovih radova, a preporučujemo ovaj okvir. Izaberite narančastu boju, jer je to prelijepa boja i razmišljanje je da će vas proći kroz kutiju barem jednom tjedno. To se također može udvostručiti kao In Box za upravljanje adresom .

Slijede primjeri onoga što možete zadržati u akcijskoj datoteci:

Dolazna pošta:

• Sve što primate u pošti ide u ovu datoteku
• Bilo koji papir koji vam netko pruži ili vas zgrabite i gurne u svoju torbicu ide ovdje

Stavke kalendara:

• Pozivnice za nadolazeće događaje i sve upute ili odgovorne kartice koje dolaze s njima
• Računi za plaćanje, a zatim rasturati ili reciklirati
• Dozvoljava se potpisati
• Podsjetnici na sastanak

Stavke koje treba platiti:

• Parkirajte karte za plaćanje
• Računi za plaćanje

Stavke koje čekam:

• Primici za sve što ste nedavno kupili u slučaju da se odlučite vratiti. Na primjer, ako dobijete paket od Amazona, bacate pakiranje u ovaj kutija ako se proizvodi ne riješe i morate ga vratiti. Isto vrijedi i za ostale pakete koje primite.
• Priznanja za sve što čekate. Na primjer, ako ste poslali račun svom osiguravajućem društvu i čekate na naknadu, to se događa u ovoj datoteci. Ako ste nešto vratili i čekate da se povrat prikazuju u vašem bankovnom izvodu ili na računu kreditne kartice, ona se uklapa u taj okvir.

Taj se slog mogao prekinuti u više kategorija, ali lakše je bacati sve u ovom okviru, a zatim proći kroz to jednom, dva ili tri puta tjedno. Tada možete reciklirati ili uništiti sve što više ne trebate, podnijeti sve što je u arhivi ili kućanstvu i poduzeti nešto što treba odgovoriti. Cilj je zadržati ovu datoteku što je manje moguće.

Ali ... trik je da morate proći kroz ovu datoteku barem jednom tjedno, po mogućnosti češće. Preporučujem vam dodavanje ovog zadatka u svoj osobni tjedni organizacijski rutinski način, tako da spremate i pohranjujete relativno malu količinu papira jednom tjedno umjesto