Ako trebate premjestiti svoju tvrtku , najbolje je mjesto za početak planiranja pakiranja i premještanja. Ključ uspješnog poteza je izgradnja saveza koji mogu pomoći motivirati i koordinirati ostatak uredskog osoblja.
Planiraj pomicanje
Napravite vremensku skalu koja će omogućiti sve potrebne korake vašeg poteza. Morat ćete to raspraviti s ostatkom vašeg pokretnog tima ili s upraviteljima i nadzornicima kako biste bili sigurni da je to izvedivo.
Za mali ured trebat će vam najmanje tri mjeseca za pripremu i za srednje do velike urede, najmanje šest do osam mjeseci. Ključ je započeti što je ranije moguće.
Sljedeći je korak prikupljanje svih informacija o novom prostoru. Pokušajte dobiti nacrte ili izgled poda tako da možete prepoznati ključne komponente poput električnih utičnica, prostora za pohranu itd. I što je najvažnije, kako biste odredili novi izgled ureda. Također je dobra ideja da imate općeniti plan izgleda za vaš trenutni prostor tako da možete usporediti dva; ako postoje područja u trenutnom uredu koji ne rade, prepoznajte ih tako da se mogu riješiti u vašem novom prostoru.
Također napravite popis mogućih problema s novim prostorom, kao što je manji prijemni prostor ili manje prostora za pohranu ili možda veći otvoreni prostor koji može zahtijevati više kabinama ili privremenih zidova. Možda je potrebno unajmiti stolara ili slikare ako treba izgraditi ili obojiti zidove.
Možda je riješeno kada je novi prostor nabavljen, ali samo pazite da prije pomicanja nije potrebno izvršiti dodatne građevinske ili kozmetičke promjene.
Skupite svoj tim
Za srednje i velike urede, imenujte (ili pitajte za volontere) nekoga iz svakog odjela ili odjela da koordinirate svoje područje.
Može se dodijeliti supervizoru ili menadžeru odjela koji zatim može osigurati da svaki zaposlenik preuzme odgovornost za pakiranje svog radnog stola, datoteka i osobnih predmeta. Za manje urede možete biti sami. Ako je tako, prepoznajte nekoliko ključnih ljudi koji bi mogli pomoći pri koordiniranju poteza.
Vaš tim također može pomoći u prepoznavanju trenutačnih problema sa starim prostorom i pružiti moguća rješenja za novi ured. To je sjajan način uključivanja drugih stajališta i postizanja konsenzusa u pokretu ako neki nisu baš uzbuđeni zbog promjene.
Imaju redovite sastanke
U svom rasporedu postavite redovite sastanke i pobrinite se da zaposlenici budu obaviješteni o pojedinostima sastanka i kako bi svi znali što trebaju učiniti kako bi zapakirali svoj ured ili radni prostor . Važno je da svi budu informirani da ograniče bilo kakve brige ili zabrinutosti; kretanje je stresno za sve uključene, osobito ako se odluke ne komuniciraju.
Odredite svoj proračun
Ako imate određeni iznos proračuna koji je dodijeljen za vaš potez, bit će važno utvrditi troškove prije no što započnete unajmljivanje pokreta ili čak prije nego što pakirate prvu kutiju.
Dodjeljivanje zadataka
Neka vaš pokretni odbor stvori popis zadataka koji trebaju biti dovršeni i provjerite jesu li dodani vremenskoj liniji / rasporedu.
Možda će vam biti potrebni specijalizirani pružatelji usluga, poput instalacija telefonske linije ili stručnjaka računalne mreže. Zamolite svakog voditelja odjela ili nadzornika što se traži od svog područja. Provjerite jesu li zajednička područja pokrivena, poput recepcije, predvorja i prostora za pohranu.
Jedan od najvažnijih zadataka je zaposliti pokretače . Postoje pokretne tvrtke koje se specijaliziraju za uredske poteze. Samo budite sigurni da radite svoje istraživanje, postavite prava pitanja i da tvrtka dođe u vaš ured kako bi procijenila vaš potez. Kao i svaki pokret kućanstva, morate biti sigurni da je tvrtka pouzdana i da dobivate najbolju uslugu za cijenu. Ovaj zadatak može biti dodijeljen par ljudi, od kojih svaki zove određene tvrtke, a zatim uspoređuje bilješke. Početak rano kako biste bili sigurni da dobijete najbolju moguću cijenu.
Napravite popis kontakata
Morat ćete osigurati da svatko s kojim poslujete, kako dobavljačima tako i klijentima, zna da se krećete.
Dobro je dodijeliti taj zadatak jednoj osobi za nadgledanje. Obavještavanje klijenata i klijenata zahtijeva specifičnu komunikaciju oko kuda se krećete i kako će tvrtka poslovati tijekom poteza. Takve informacije su neophodne kako bi vaši klijenti bili na drugom mjestu za vaše usluge.