Kontrolni popis obavijesti za vašu premjestiti
Premještanje ureda je složeno. S toliko toga za napraviti, lako je zanemariti manje, ali vitalne zadatke. Kako bi se vaš ured premjestio na stazu, upotrijebite sljedeći vodič za provjeru koji će osigurati da ništa ne bude poništeno.
Također proći kroz jednostavan popis osnovnih zadataka kako bi pomogli uredu pomaknuti.
Obavijesti tvrtke i kupce u pokretu
Sljedeći detaljni popis obavijesti može se koristiti zajedno s člankom Ažuriraj poslovne informacije prije nego što se premjestite.
Zajedno ćete pronaći da ste pokrivali sve svoje baze.
Također biste trebali obavijestiti svoje klijente da li se uopće zatvarate tijekom premještanja ili smanjite svoje radno vrijeme. To će biti kritična obavijest kako bi se osiguralo da korisnici nisu frustrirani ako su vaša vrata zaključana, znajući unaprijed kada ćete biti otvoreni za posao, uštedjet ćete mnogo telefonskih poziva i klijenta od odlaska u vašeg konkurenta za uslugu. Drugim riječima, neka vaši klijenti znaju vaš plan za servisiranje tijekom prijelaza.
Kupci i klijenti
Dobro je prepustiti vašoj korisničkoj bazi prvi put o prvom koraku, po mogućnosti barem mjesec dana prije nego što se to dogodi. Pružite informacije o novoj lokaciji, bilo slanjem službenog pisma ili e-poštom s kartom koja je priložena ili priložena svima u vašoj bazi podataka tvrtke. Ili u slučaju maloprodajne trgovine, postavljanje karte i obavijesti na ulaznim vratima i pružanje malog letka s svakom kupnjom.
Objavite informacije na svojoj web stranici jednostavnim uputama i svim podacima koji će vašim klijentima vratiti; to bi moglo uključivati prodaju "move-in" ili službenu stranku za otvaranje.
Davatelji usluga, dobavljači i državne agencije
Obavijesti usluge i dobavljače koje vaša tvrtka redovito koristi.
To može uključivati pisač, kurir, trgovinu uredskom opremom ili davatelja internetskih usluga.
Banke i osiguranje
Banke će ranije zahtijevati obavijest; morat ćete promijeniti adresu na čekovima tvrtke, potom ispisati čekove, obavijestiti tvrtke kreditne kartice i sve druge financijske institucije ili davatelje usluga. Možete odlučiti da će vaša tvrtka imati koristi od prenošenja poslovnih računa iz jedne banke u drugu ili iz jedne grane u drugu; obratite se predstavniku banke o uslugama dostupnim na novoj lokaciji / susjedstvu.
Osiguravajuća društva također trebaju biti obaviješteni rano. Morat će procijeniti novi prostor i ponuditi vam novu procjenu ako je primjenjivo. Ovo je sjajno vrijeme za razgovor sa svojim osiguravateljem o kretanju osiguranja i onome što trebate kako biste osigurali zaštitu vašeg ureda.
Promjena dolaznih telefonskih poruka
Uz ažuriranje podataka o tvrtki i marketinških materijala, postoje i drugi načini kojima možete osigurati javnost da uoči nadolazeći potez. Dodajte obavijest uslugu telefonske sekretarice / govorne pošte s datumom kretanja, kamo se krećete i kako to može utjecati na uslugu. Također unesite podatke o kontaktu za one klijente koji imaju određenu zabrinutost.
Neka zaposlenici također mijenjaju izravnu liniju glasovne pošte s informacijama o kretanju i novom adresom. Opet, to je jednostavan način podsjećanja na kontakte tog koraka i informiranje onih koji nisu u kontaktnoj bazi promjena.
Promijenite svoju potpisnu liniju
Dodavanje obavijesti u redak potpisa e-poštom za sve zaposlenike osigurava da svaka e-poruka koja se šalje podsjetit će primatelja nadolazećeg poteza. Ovo je sjajan način dostizanja pojedinaca koji nisu u kontaktu s tvrtkom.
Odlazna odlazna pošta
Kupite crveni pečat koji navodi "Napomena Nova adresa"; marke se obično mogu kupiti u dućanu uredske opskrbe. Stamp ažurira zaglavlje pisma kako bi se osiguralo da su primatelji svjesni promjene adrese. Napominjemo da se ovaj korak obavijesti ne može primjenjivati tek nakon dovršetka premještanja.
Telefon
Ovo bi trebalo biti prvi alat za koji se obratite svom potezu; želite biti sigurni da vaše poslovanje ostaje otvoreno za vrijeme premještanja ili da postoji što manji prekid. Neka telefonska tvrtka zna kada je potez i zatražite da se telefoni instaliraju i budu spremni za rad na novoj lokaciji dan prije vašeg datuma premještanja, samo kako bi se sustav povećao i prikazivao na vašem datumu premještanja.
Zamolite tvrtku da postavlja sustav za prosljeđivanje poziva na snazi danom vašeg premještanja. Ako vaša tvrtka mijenja telefonske brojeve, potom zatražite dodavanje savjetnika na svoj stari broj i obavijestiti pozivatelje o promjeni telefonskog broja. Nakon što se preselite, dobro je nazvati svoj stari broj kako biste bili sigurni da je usluga na mjestu. Također osigurajte da se novi poslovni broj i adresa ažuriraju u sljedećem telefonskom imeniku i imeniku.
Pošte, elektronske i društvene medijske račune
Obavijestite poštansku službu vašeg poteza i dogovorite da se poštom proslijedi nekoliko mjeseci nakon potezanja. Kao što je prethodno navedeno, dodajte obavijest o kretanju u linije potpisa zaposlenika prije premještanja i slijedeći potez; potpis nakon poteza trebao bi zatražiti od primatelja da zabilježi promjenu adrese i kontakt podataka.
Također, redovite kurirske tvrtke koje pokupiti i odustati također bi trebale biti obaviještene o promjeni adrese i promjenama usluga.