U mom danu radim u komunikacijama, uglavnom za neprofitne organizacije. Dio posla koji radim uključuje osiguravanje postojanja strategije za unutarnju i vanjsku komunikaciju. To također uključuje izradu plana za potez ureda , koju moja sadašnja organizacija planira učiniti u narednih šest mjeseci.
Iako mislite da postoji toliko mnogo koraka za planiranje u pokretu ureda da nemate vremena ni razmotriti komunikaciju, stvarno trebate uzeti dan ili dva kako biste stvorili čvrstu strategiju koja će zadržati zaposlenike i klijente svjesno nadolazećih promjena .
Počnimo s zaposlenicima jer su izravno pogođeni tim potezom .
Interne komunikacije trebaju uključiti ove ključne poruke:
- Jasna vremenska linija: pobrinite se da navedete sve ključne korake kretanja kako bi svi znali što očekivati i kada.
- Upute za pakiranje: pružite osoblju upute o načinu pakiranja njihovih ureda ili kabinama za kretanje. To bi trebalo obuhvatiti mjesto gdje se mogu dobiti materijali za pakiranje , što su odgovorni za pakiranje i rokove.
- Napredna obavijest o zatvaranju ureda : tijekom poteza, možda ćete morati zatvoriti ured kako biste omogućili konačno pakiranje i premještanje uredske opreme i namještaja. Pobrinite se da vaše osoblje bude svjesno tih datuma i ako i kako će se posao nastaviti tijekom premještanja i kako će to utjecati na njihov raspored rada i opterećenje.
- Novi uredski plan: Osoblje će željeti rano saznati što će izgledati novi prostor i kako će ured biti postavljen. Hoće li i dalje imati vlastiti prostor ili će oni sada biti u kabini ili otvorenom tlocrtu? Obavezno stvorite način informiranja osoblja o tome kako se njihov radni prostor može promijeniti.
- Nova lokacija, parkiranje i mogućnosti putovanja na posao: pružite osoblju sve potrebne informacije o novoj lokaciji kako bi pripremili prijevoz do novog prostora.
Nakon što odredite sve ključne poruke, morate odrediti kako najbolje isporučiti te poruke. Metoda koju koristite treba odlučiti prema vrsti poruke.
Na primjer, vremenska traka se lako može dostaviti putem intraneta tvrtke; dok se zatvaranje ureda može najbolje predstaviti na sastanku osoblja kako bi se osiguralo postavljanje i odgovor na pitanja.
Načini komuniciranja ciljeva s osobljem:
- Intranet: za one tvrtke ili organizacije koje imaju intranet, to je obično najbolja platforma za većinu poruka. Omogućuje jednostavno ažuriranje datoteka i podataka koji dosežu sve zaposlenike.
- Sastanci u osobi: bez obzira na to kakva je poruka, sastanci osoblja su dobro mjesto za obavijesti i omogućiti osoblju da ima potpunu raspravu. Također možete koristiti vrijeme sastanka da biste pregledali kako će se informacije prenijeti, tako da osoblje zna da će biti informirani.
- E-pošta: dok je e-adresa jednostavna, to nije najbolji način prijenosa podataka. Ne želite poslati toliko mnogo poruka e-pošte da korisnici ne mogu pronaći informacije kada im je potrebna. Ako upotrebljavate e-poštu, svakako upotrijebite samo da pustite ljude da znaju gdje mogu dobiti informacije.
- Zajedničke mape : ako nemate intranet, a zatim stvaranje zajedničke mape na mrežnom pogonu koje svatko može pristupiti, sljedeći je najbolji način za pohranu informacija koje želite da korisnici pristupaju.
- Bulletin board: fizički prostor u kojem je objavljena informacija, velika je stvar učiniti. Ne samo da ga ljudi često mogu provjeriti, nego i mjesto gdje se ljudi mogu okupiti i raspravljati o njihovoj zabrinutosti.