Kako predodređivati ​​svoje zadatke

Dakle, imate sve te stvari da biste se svakodnevno obavili i vaš popis za napraviti je pun - kako ćete znati što da radite prvi, drugi i treći?

Mnogo se svi osjećaju kao da imaju previše posla i premalo vremena za to. Često, taj osvajački osjećaj proizlazi iz nemogućnosti da prvenstveno odrede sve one naizgled pritiskom zadataka. Ako vam se čini da vaš popis obveza raste dulje od minute, a čak ni ne znate gdje početi, evo kako prepoznati, procijeniti i odrediti prioritete vaših zadataka.

1. Napravite Popis

Prije nego što pokušate razvrstati svoje obveze prema važnosti, odvojite vrijeme da sastavite sveobuhvatan popis svega što vam je potrebno ili želite ostvariti. Podijelite svoj popis u odjeljke za različite vrste zadataka. Te kategorije mogu uključivati:

Dnevni ili tjedni poslovi

To su mondeni "to-dos" koji može biti osoban ( planiranje obroka i prodavaonica prehrambenih namirnica ) ili posao (tjedni timski sastanak). Ako već slijedite dnevnu rutinu , upoznati ćete s tim zadacima; ako ne, ovo je dobro vrijeme za stvaranje. Ono što uključujete može se razlikovati - neki ljudi neće vidjeti potrebu da se podsjete na e-poštu ili kupnju namirnica, no drugi će cijeniti strukturirane podsjetnike za obavljanje određenih radnji u određeno vrijeme ili na određene dane.

Zadaci s rokovima

Očigledno je da je potrebno izvršiti određeni datum i zahtijevati unaprijed pripremu. Primjeri bi mogli biti školski papir koji je potreban za tri tjedna ili stranku koju planirate već šest mjeseci.

Ove vrste zadataka - koje se često nazivaju projekti - kasnije mogu biti podijeljene na manje komponente - na primjer, "pisanje" može se razbiti u čitanje relevantnih knjiga, organiziranje bilješki, pisanje obrasca, pisanje prvog nacrta i tako na.

Ponavljajući zadatke

To se ne događa na dnevnoj ili tjednoj frekvenciji, ali oni nisu ni jednokratni projekti.

Ponavljajući zadaci mogu uključivati ​​imenovanja stomatologa ili obavljati tromjesečne poreze.

Self-Motivated, Necessary Zadaci

To su zadaci ili projekti za koje znate da morate, ali nitko vas neće učiniti. Rijetko, ako ikad, imaju izgrađen vremenski rok. Razmislite o poboljšanju web stranice male tvrtke ili pronalaženju novog pružatelja osnovne skrbi.

Self-Motivated, Necessary Zadaci

To su ugodnije aktivnosti koje ipak imaju tendenciju da padnu na putu dok ih drugi, očito potrebni zadaci ugode. Mislite čitati za užitak ili raditi na hobijima.

Zadaci jednog dana

Te zadaće vješaju na dnu vašeg popisa obveza ili na leđima vašeg uma, ali obično se to ne mora dogoditi uskoro ili ikada. Primjer: obojite svoje radijatore.

2. Organizirajte svoj popis

Nakon što navedete sve, možete odrediti što biste trebali učiniti i organizirati svoj raspored. (Kako to fizički činite - na papiru, planeru , aplikaciji, mrežnom kalendaru ili na drugi način - bitno je manje od toga da odaberete metodu koja vam odgovara i koju ćete koristiti.) Evo nekih kriterija Razmisliti:

Hitno ili važno

Svi se zadaci mogu razvrstati u jednu od četiri kategorije. Najprije treba napraviti hitne i važne zadaće, što je prije moguće; hitni, ali ne i važni zadaci mogu biti delegirani ako je to moguće, ali ako ne, vaš raspored treba uključivati ​​dovoljno fleksibilnosti i dodatnog vremena da ih smjestiti kad se pop-up; važne, ali ne i hitne zadaće trebale bi biti unaprijed planirane kako ne bi bile hitne; zadaci koji nisu ni važni niti hitni mogu potencijalno biti uklonjeni, iako, ako uživate u njima, trebali bi biti izrađeni u vašem rasporedu, tako da neće biti gužve zbog zahtjevnijih obveza.

Procijenite vrijednost

Ocjenu zadatka možete suditi na nekoliko načina. Moglo bi se dogoditi jesu li utjecajni drugi ljudi i koliko su vam ti ljudi važni (odobravanje vašeg šefa i dobrobiti djece koja ovise o vama važnija od, recimo, mišljenja skupine nezadovoljnih osoba koje ste se složili da biste se pridružili sastanku.) Također možete dodijeliti visoku vrijednost zadacima koje vidite dugoročno otplatu ili da jednostavno nagrađujete.

Jedna od referenci koju ćete vjerojatno susresti kada čitate o prioritetima zadataka je pravilo 80-20 ili Pareto Princip, koji navodi da 80% efekata dolazi od 20% uzroka. To vam svibanj ili svibanj ne pokazati istinito za vas, ali to je dobar podsjetnik da utvrdite ono što zapravo trošenja vremena i koji od vaših napora se isplati.

Vrijeme i fleksibilnost

Funkcionalni raspored omogućuje promjene i prepoznaje vremenska ograničenja. Budite realni pri određivanju prioriteta i planiranju vaših dana. Ako ste u nedoumici, precijenite vrijeme koje će vam dati zadani zadatak.

Ako se istodobno daju dva zadatka, odabir mjesta za početak ovisi o tome kako najbolje radite. Neki ljudi preferiraju jednostavniju zadaću da se usredotoče na složenije; drugi će se osjećati uvjerenima ako počnu najprije na teškom zadatku, i dobiti neki ili sve to prije nego što krenu dalje. Imajte na umu da ne morate preuzeti jedan zadatak ili projekt od početka do kraja prije nego što prijeđete na sljedeću - osim ako, naravno, smatrate kako rad na taj način povećava produktivnost.

Ograničite dnevne zadatke morate obaviti na najviše tri. Dan također može uključivati ​​manje poslove koji su rutinski ili manje važni ili hitni, ali učitavanje na glavnim zadacima vjerojatno će dovesti do stresa i razočaranja.

Ne zaboravite da se prioriteti mogu promijeniti - ako vaš šef treba učiniti nešto sada, vaš prijašnji prioritet vjerojatno će se srušiti na drugi. To je sve više razloga za izgradnju više vremena u svoj raspored kako biste omogućili fleksibilnost.

3. Batch Zadaci

Batching zadatke jedan je od najučinkovitijih, učinkovitih načina za dobivanje tih zlonamjernih, do-all-time zadataka učinio. Batching jednostavno znači da radite na istoj vrsti zadataka više i više prije prelaska na nešto drugo. Prvi je korak prepoznavanje zadataka koji se ponavljaju, a zatim postavite jednostavan tijek rada za njih. Zatim se istovremeno rješavate te zadatke pomoću tog tijeka rada.

Batching zahtijeva ispunjavanje sličnih zadataka koji zahtijevaju slične resurse u "serijama" kako bi se poboljšala učinkovitost i produktivnost. Evo nekoliko primjera:

• Platite sve svoje račune u isto vrijeme
• Otvorite svu poštu jednom tjedno i poduzmite radnju umjesto da vam dopustite da se svaki dan napravi i da nikada ne dobije nju

Batching vam omogućuje da uđete u utor radiš istim zadatkom više i više, tako da ne morate gubiti vrijeme figuring out upute ili što trebate učiniti sljedeći.

4. Uklonite zadatke

Nakon što navedete sve svoje zadatke i sortirate ih od najvažnijih do najmanjih, postat će jasno koje su zadaće na dnu popisa. To se može ponekad delegirati nekome drugome, ali ako to nije moguće, morate odlučiti hoćete li zakazati vrijeme ili ih eliminirati.

Možda imate zadatke na popisu koje ne morate raditi niti želite, ali osjećali ste se pod pritiskom da dodate u nekom trenutku (idite u teretanu, prisustvujte klubu za knjige). To se može eliminirati u cijelosti.

Konačno, moguće je jednostavno imati previše posla - ako ne možete sve učiniti, ocijenite svoje radno opterećenje kako biste utvrdili trebate li još neku praksu pri određivanju prioriteta ili trebate li nekome reći da više ne možete nastaviti raditi određeni zadatak.